Cosa succederebbe se il processo di preventivazione, dalla richiesta alla proposta, fosse completamente automatizzato? Questo progetto risponde a quella domanda.
Un’azienda che opera nel settore dei servizi B2B riceveva ogni giorno decine di richieste di preventivo via email. Ogni richiesta richiedeva un processo in più fasi: leggere l’email, capire cosa serviva, contattare i fornitori più adatti, raccogliere le loro proposte, costruire la proposta commerciale, inviarla al cliente.
Il problema non era la difficoltà delle singole attività — era il volume. Il team dedicato passava la maggior parte della giornata a fare coordinamento e smistamento, con poco tempo per attività ad alto valore. I tempi di risposta si allungavano e la customer experience ne risentiva.
Abbiamo progettato un sistema composto da un agente AI e una piattaforma gestionale integrata, che gestisce l’intero ciclo dalla richiesta alla proposta senza intervento umano.
Lettura e analisi delle email in entrata. L’agente monitora la casella di posta dedicata, legge ogni nuova richiesta e ne estrae i parametri rilevanti: tipo di servizio, specifiche, tempistiche, informazioni sull’azienda richiedente. Non si limita a parole chiave: comprende il contesto.
Selezione automatica dei fornitori. Sulla base dei parametri estratti, il sistema seleziona i fornitori più idonei dal database interno, tenendo conto di specializzazione, disponibilità, storico delle collaborazioni e pricing.
Generazione della proposta personalizzata. Il sistema genera automaticamente una landing page personalizzata per il cliente, con la proposta commerciale e i dettagli dell’offerta. Ogni proposta è diversa — calibrata sulla richiesta specifica, non un template generico.
Invio automatico. Il cliente riceve via email il link alla propria proposta entro poche ore dalla richiesta, non giorni.
La parte più complessa non è stata tecnica: è stata la fase di analisi dei casi d’uso. Le richieste che arrivano via email sono estremamente variabili — sia nel formato che nel contenuto. Abbiamo passato le prime due settimane a mappare le tipologie di richiesta reali, i casi limite, le ambiguità frequenti.
Solo dopo questa mappatura abbiamo costruito il modello di comprensione del linguaggio e le regole di selezione fornitori. L’agente è stato addestrato su dati reali, con iterazioni continue. La piattaforma gestionale permette al team di monitorare tutte le richieste in elaborazione e intervenire manualmente sui casi che richiedono attenzione umana.
Al cliente, da giorni a ore
Del processo end-to-end per le richieste standard
Nel trasferimento dati tra le fasi del processo
Proposte personalizzate ricevute in tempi rapidi
Da 1 mese di 2 senior a 2 ore di 1 junior. Agente AI su architettura RAG per analisi documentazione.
Agente AI per analisi automatizzata di bandi di gara. Risparmio di 2 settimane per gara.
Assessment continuo delle competenze del team con interviste AI strutturate e report individuali.
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