Gestionale per servizi NCC e taxi

La situazione di partenza

Il cliente è TaxiTime, un’azienda di noleggio con conducente che lavora soprattutto per altre aziende: ne accompagna dipendenti e ospiti, spesso più passeggeri nello stesso servizio, ognuno con il suo indirizzo di presa. Alla guida ci sono i soci, alcuni dipendenti e, quando serve, conducenti esterni.

Il documento funzionale da cui siamo partiti lo dice nella prima riga: i processi erano gestiti tramite file Excel. Le richieste arrivavano dai referenti delle aziende clienti, i servizi andavano segnati in agenda e assegnati, i conducenti incassavano in contanti o con carta, e le spese si pagavano spesso dal fondo cassa di chi guidava. A fine mese bisognava rimettere insieme tutto: per ogni azienda i servizi fatti, per ogni socio i chilometri e le ore, per l’azienda gli incassi e le uscite.

Il cliente ci ha chiesto un gestionale che seguisse il servizio dalla richiesta alla fattura, con una parte pensata per il telefono, perché chi guida lo usa fuori ufficio, fra una corsa e l’altra.

Cosa abbiamo costruito

Il centro del sistema è il servizio.Il referente dell’azienda cliente lo richiede dal suo accesso: data, orario, passeggeri con indirizzi di presa e destinazione, metodo di pagamento, note. L’amministrazione lo accetta, lo modifica o lo rifiuta, e il servizio entra in agenda come da assegnare. Da lì si affida a un dipendente, a un socio o a un conducente esterno, e passa per cinque stati: da assegnare, assegnato, in corso, completato, consuntivato.

Chi guida vede solo i servizi che gli sono stati assegnati. A fine corsa conferma dal telefono incasso, metodo di pagamento e ore lavorate, e il cliente può firmare direttamente sullo schermo. L’amministrazione controlla, completa i dati che mancano e consuntiva il servizio, che da quel momento è chiuso.

La parte economica ha i suoi registri. Gli incassi in contanti e con carta restano separati fin dall’inserimento. Il conducente registra le spese pagate dal proprio fondo cassa con importo e causale; l’amministrazione registra i movimenti aziendali indicando se sono spese, incassi o prelievi, con quale modalità (bonifico, F24, contanti, carta) e quale socio li ha fatti. Il compenso di ciascun socio si calcola dai chilometri dei servizi, con una tabella di tariffe per fasce, più le ore di attesa e un coefficiente di aumento, e il sistema mostra il dettaglio del calcolo prima della conferma.

Ogni mese il sistema genera un report in PDF per azienda e per referente, con servizi, ore e importi, e lo archivia. Accanto ci sono il calendario dei turni con ferie e permessi, l’anagrafica dei veicoli e quella dei conducenti esterni. I permessi stanno nel database: ogni azienda cliente vede solo i propri servizi e i propri report, anche se qualcuno prova a chiedere altro.

Come abbiamo lavorato

Il primo commit è del 9 maggio 2025 e il sistema è in uso da allora.Lo schema del database è cresciuto per passi, con 99 migrazioni: ogni modulo nuovo, dai report alla gestione dei compensi fino al backup degli utenti, è arrivato come estensione di quello che c’era già. Le funzioni sono state verificate su un elenco di casi di prova scritto per questo progetto.

Dopo il lancio siamo rimasti sul sistema in produzione, con correzioni ed evoluzioni che nascono dall’uso di tutti i giorni. Un esempio recente, di agosto 2026: abbiamo spostato l’invio delle email su un nuovo servizio, aggiunto una chiave che impedisce di mandare due volte la stessa mail quando un invio viene ritentato, e fatto in modo che l’interfaccia segni un’email come inviata solo quando è partita davvero, conservando il motivo quando qualcosa va storto.

Cosa abbiamo ottenuto